Steuer, Recht, Versicherung für Gruppen und Vereine

In vielen Bereichen muss ein Führungszeugnis verlangt werden. Das hat mehrere Gründe:

• Gesetzliche Vorgaben
  In manchen Tätigkeiten ist ein Führungszeugnis vorgeschrieben, vor allem wenn der Einsatz den Schutz bestimmter Personen betrifft.
  Schutz von Kindern und anderen schutzbedürftigen Menschen
  Viele Ehrenamtliche arbeiten mit Kindern, Jugendlichen oder anderen vulnerablen Gruppen. Ein Führungszeugnis sorgt hier für mehr Sicherheit.
• Vertrauen schaffen
  Es stärkt das Vertrauen zwischen Ihrer Organisation, den Ehrenamtlichen und den Menschen, die unterstützt werden.
• Offenheit und Verantwortungsbewusstsein zeigen
  Wer ein Führungszeugnis vorlegt, zeigt, dass er oder sie verantwortungsvoll handelt.
• Sicherheit für alle
  Am Ende geht es darum, ein sicheres Umfeld für alle Beteiligten zu schaffen.

Im Einfachen Führungszeugnis sind strafrechtliche Verurteilungen, die im Bundeszentralregister vermerkt sind, aufgeführt.
Es enthält aber nur die Daten zu Verurteilungen, die nicht mehr als 5 Jahre zurückliegen (in bestimmten Fällen auch 10 Jahre, z.B. bei besonders schweren Straftaten).

Das Führungszeugnis bekommen die Personen, die den Antrag gestellt haben, mit der Post zugeschickt und können es zum Beispiel bei Ihrer Organisation vorlegen.

Ein erweitertes Führungszeugnis benötigen vor allem Personen, die im Kinder- und Jugendbereich tätig sind oder tätig werden wollen (zum Beispiel Schule, Sportverein).

Es enthält auch Eintragungen, die für die Prüfung der Eignung für den Umgang mit Kindern und Jugendlichen wichtig sind.

Aufgrund gesetzlicher Regelungen kann die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses auch für bestimmte Tätigkeiten im Erwachsenenbereich verlangt werden (zum Beispiel in bestimmten Einrichtungen für Menschen mit Behinderung oder Pflegebedürftige).

Führungszeugnisse werden für Ehrenamtliche kostenfrei ausgestellt.
Der Antrag kann online gestellt werden.

Für den Antrag benötigt die Person:

• Identitätsnachweis: Pass oder Personalausweis
• Den Nachweis über die ehrenamtliche, gemeinnützige Tätigkeit (ausgestellt auf den Namen der ehrenamtlichen Person, mit Stempel und Unterschrift Ihrer Einrichtung/Organisation)
• zusätzlich beim erweiterten Führungszeugnis: Aufforderungsschreiben Ihrer Organisation, die das Führungszeugnis von der Person verlangt)
• Wenn die Person den Antrag per Post schicken möchte: ausgefülltes Antragsformular mit beglaubigter Unterschrift der Person.

Die Bearbeitungszeit beträgt ca. 3 Wochen beim online-Antrag.

Wenn Ehrenamtliche bei Ihnen tätig sind, sollten sie durch ihr Engagement keine finanziellen Nachteile haben.

Deshalb sollten Sie entstandene Auslagen möglichst erstatten – etwa für Fahrten, Telefon, Material oder andere notwendige Ausgaben im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit.

Diese Erstattung wird als Auslagenersatz bezeichnet.
Sie können den Auslagenersatz entweder

• pauschal (als fester Betrag) oder

• gegen Nachweis (z. B. durch Quittungen) gewähren.

Bitte beachten Sie:
Das Ehrenamt ist grundsätzlich unbezahlt. Es basiert auf Freiwilligkeit und Zeitspende, nicht auf Vergütung.
Daher sollte der Auslagenersatz im Vordergrund stehen – nicht eine Bezahlung für geleistete Stunden.

In bestimmten Fällen kann es angemessen sein, eine Aufwandsentschädigung zu zahlen – als Anerkennung für besonderen Aufwand.
Dabei sollten Sie die folgenden Kriterien prüfen:

• Wie lange und regelmäßig erfolgt das Engagement?

• Wie hoch ist der persönliche Einsatz?

• Welche Qualifikation bringt die Person mit?

• In welchem Bereich ist die Person tätig?

• Welche Zielgruppen profitieren vom Engagement?

• Ist die Zahlung einer Aufwandsentschädigung möglicherweise eine Voraussetzung für das gewünschte Engagement?

Aufwandsentschädigungen gelten grundsätzlich als Einkommen und sind deshalb steuerpflichtig.

Aber: Innerhalb bestimmter Grenzen können sie steuer- und sozialabgabenfrei bleiben – zum Beispiel im Rahmen der Ehrenamtspauschale oder der Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 bzw. 26a EStG).
Die steuerfreien Pauschalen setzen voraus, dass die Tätigkeit für eine gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Organisation voraus.

Ein Verein kann auch ohne Gemeinnützigkeit Vergütungen zahlen; diese sind dann jedoch regulär steuer- und gegebenenfalls sozialversicherungspflichtig.

Informationen dazu finden Sie unter anderem auf der Internetseite des Bayerischen Landesamtes für Steuern.

Wichtig: Sollen Vorstände eines Vereins eine Vergütung oder Aufwandsentschädigung erhalten, muss dies ausdrücklich in der Satzung geregelt sein. Ohne entsprechende Satzungsregelung gilt der Vorstand als unentgeltlich tätig (§ 27 Abs. 3 BGB).

Mit dem Steueränderungsgesetz treten am 01.01.2026  wichtige Änderungen im Gemeinnützigkeitsrecht in Kraft. Auf der Internetseite der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt finden Sie zusammengefasst, was diese Änderungen für Vereine und andere gemeinnützige Organisationen bedeuten.

Wenn Sie eine Aufwandsentschädigung zahlen, sollten Sie diese möglichst als monatliche oder jährliche Pauschale festlegen.
So lassen sich alle Aufwendungen transparent und unkompliziert abdecken.

Vermeiden Sie eine Bezahlung pro Stunde.
Diese kann schnell den Eindruck erwecken, dass eine Einkommensabsicht vorliegt.
In solchen Fällen handelt es sich eher um eine gemeinwohlorientierte Nebentätigkeit, nicht mehr um ein klassisches Ehrenamt.

Solche gemeinwohlorientierten Nebenjobs haben zwar ihre Berechtigung, zählen aber nicht mehr als ehrenamtliche Tätigkeit im eigentlichen Sinne.

• Prüfen Sie bei jeder Tätigkeit, ob ein Auslagenersatz ausreichend ist.
• Zahlen Sie eine Aufwandsentschädigung nur nach sorgfältiger Abwägung.
• Verwenden Sie Pauschalen statt Stundenvergütung.
• Beachten Sie die steuerlichen Vorgaben und Freibeträge.
• Stärken Sie die Anerkennungskultur auch jenseits von Entschädigungen und heben Sie den „Mehrwert“ des Ehrenamtes für die Gesellschaft aber auch für die Person selbst hervor.

Bei Fragen empfehlen wir die Rücksprache mit dem zuständigen Finanzamt oder einem Steuerberatungsdienst für gemeinnützige Organisationen wie beispielsweise die juristische Beratung der DSEE.

Wenn der Sitz Ihres Vereines in München ist, müssen Sie beim Registergericht am Amtsgericht München Ihren Verein in das Vereinsregister eintragen lassen. 

Beim Amtsgericht erhalten Sie auch Merkblätter zu Vereinsgründung und Vereinsrecht und können Auskünfte zu eingetragenen Vereinen einholen.

Wenn die Mehrheit Ihrer Vereinsmitglieder oder Ihrer Vorstandsmitglieder eine ausländische Staatsangehörigkeit haben, müssen Sie Ihren Verein als Ausländerverein beim Kreisverwaltungsreferat melden.

Mehr Auskünfte erhalten Sie telefonisch unter der Nummer 089 233-44616.

Zu Fragen der Gemeinnützigkeit von Vereinen berät Sie das Finanzamt für Körperschaften beim Finanzamt München unter der Nummer 089 1252-0.

Weniger kompliziert als eine Vereinsgründung ist eine Selbsthilfegruppe - eventuell kommt das für Ihr Anliegen in Frage.

Das Selbsthilfezentrum München berät Sie, wenn Sie eine Selbsthilfegruppe gründen wollen. Außerdem unterstützt es bei der Öffentlichkeitsarbeit und in weiteren Fragen.